秘书与领导关系研究

时间:2023-08-02 03:10:43 职场 我要投稿

  秘书与领导关系研究,秘书和领导是一对矛盾,包含于对立统一的辨证关系中,秘书由于领导的需求而产生,秘书活动伴随领导活动而开展,,下面一起了解一下秘书与领导关系研究。

  秘书与领导关系研究1

  一、秘书与领导关系的特点与重要性

  (一)秘书与领导关系的界定

  领导需要秘书做他的直接助手,没有秘书的辅助作用将直接影响领导活动的开展。 秘书与领导的关系不是人身依附关系也不是金钱雇佣关系,而是一种特殊的服务关系,从表面上看秘书是领导的助手、服务人员,但是实际上秘书与领导是一种相互依存的关系

  一方面,领导依靠秘书提供决策所需的信息和方案,依靠秘书去处理日常的工作事物;另一方面秘书要依靠领导,根据他的要求去开展工作。

  (二)秘书正确处理与领导关系的重要性

  秘书作为领导的助手应该尽最大的努力为领导分忧解难,领导可能会非常重视一位秘书,但是秘书一定要谨记自己的身份和地位,准确的定位自己,当好领导的助手。

  有时秘书经常更换工作,作为秘书的她知道对领导要尊重,也知道做工作要细致,办文、办会的能力也都很强。可就不懂到底应该如何处理与领导之间的关系,公司换了一家又一家,可没有一位领导是对她满意的。领导对她不满意等待她的只有离开。

  作为秘书不仅要替领导解决各种工作上的问题,更应该知道怎样处理好与领导的关系,作为离领导最近的人,妥善处理好与领导的关系早已成为一名职业秘书必不可少的一项工作。

  秘书职业的产生和存在是以领导存在为前提的,秘书与领导的人际关系是秘书人员最主要最稳定的人际关系,秘书与领导的关系至关重要,它决定每一名秘书工作的有效性。[3]但是现在社会上的很多秘书却很难正确处理与领导的关系,导致不能完成一名职业秘书所该完成的工作,影响工作效率。

  从整个组织的'层面来看,秘书妥善处理好与领导的关系,可以使组织气氛更加和谐,有利于组织的发展;从领导的角度来讲,秘书与领导保持较好的关系,可以更好的辅助领导工作,提高工作效率;从秘书个人角度来看,秘书处理好与领导的关系,更有利于个人发展,增加工作的有效性。

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  二、秘书处理与领导关系中存在问题的原因分析

  (一)秘书对自己角色定位不准

  秘书不能准确的定位自己的角色是当今社会最重要的一个问题,准确定位是秘书处理与领导关系的前提。当今社会的秘书对自己角色定位不准主要分为两类,一是倚仗自己在领导身边,常常越权以领导身份指挥同事,以领导自居;二是认为自己只是辅助领导工作的人,把自己的地位和身份想的卑微。

  1、行政地位上的隶属关系和上下级关系

  秘书与领导是上下级关系,秘书必须接受上级的领导,秘书不能超越领导展开工作,秘书对其直接的领导负责。[4]在企业与行政机关中,任何部门的工作都有独立性,而秘书工作除外。秘书从属与领导,秘书工作从属于领导工作,秘书及其工作始终围绕着领导开展工作。失去了领导的秘书及其工作都是毫无价值的。

  当然这种工作中的从属性和组织之中的上下级关系,并不能说明秘书与领导具有依附关系。秘书与其领导在道德人格和民法主体上具有平等性及自由性。

  2、工作上的被动性和辅助性

  秘书是为其领导服务的,因而工作具有被动性和辅助性特点。基于这一点,秘书不能以自己为中心独立的安排工作,只能听命于领导的意见[5]。当然工作的被动性并不妨碍秘书人员积极的开展工作,甚至未雨绸缪,想领导之未想,先领导之忧而忧,这样可能会有更大的成就。秘书工作的辅助性体现秘书是领导的参谋与助手。

  以上两个方面是秘书的社会关系中最为重要的定位,而准确的定位是处理好与领导关系的直接前提,希望每一名秘书都能够准确的定位自己。秘书如果能很好的完成角色定位必然能在处理与领导关系的问题中少走很多弯路。

  秘书与领导关系研究2

  (一)秘书如何在生活中处理好与领导的人际关系。

  1、工作外的日常生活中。

  秘书要善于和不同职业、不同性格的人打交道,要善于适应社会习俗和环境、场合特定的要求。有时秘书为了今后工作的顺利进行,要主动创造环境来进行人际交往,这样可能给公司带来合作伙伴,而且丰富了自己的人际关系网。由于人际关系毕竟是社会化交往所以秘书人员在日常生活中必须充当公共关系活动家的角色,其主要任务是:其一,与外界组织进行业务交往,建立密切的联系,协调外部关系;其二,在处理与外界组织有关的事务的过程中交流信息、沟通思想、联络感情,使之能树立良好的自身形象。所以说,秘书在日常生活中与人的交往,往往会产生新的人际关系网。在以后的工作中往往会有很大的帮助。

  2、在工作外的应酬、参加宴会中。

  首先,秘书要把领导放在首位。秘书在整个跟随领导参加应酬、参加宴会期间,要注意倾听席间的谈话并能适当地调节气氛;要时刻注意维护领导的威信、执行政策、遵守纪律、谦虚谨慎、平易近人。为领导,也为秘书自身树立良好的形象。有些场合,应适当突出领导,有的秘书,张罗过欢,显自己过多,显领导太少,这也不好。我们常从电视里看到,中央领导接见先进人物、参加宴会,一般主要领导走在前面,给的镜头要多些;照相也都是主要领导处于显赫地位。这点,我们在处理秘书与领导关系时,很有必要借鉴。

  其次,秘书要做好出席的准备。在私下,要把领导的爱好、喜欢的口味或忌讳告诉举办此活动的单位,以免造成尴尬的局面。而且要把行程和出席的目的在出席前向领导复述一遍,以便领导更好地掌握局面。

  再次,要保护好领导。在出席时,秘书要保护好领导的形象。在适当时候帮领导挡酒。如果参加宴会后还有其他事情,时间到了,然而宴会还没结束,这时秘书就要委婉地提醒,使不影响行程的顺利进行。

  最后,在特殊情况下的保护工作。有时的宴会是开办方有目的举办的。此时,你和领导可能去参加投标或其他重要会议,而且随身带着重要资料。心怀叵测的举办方会想把领导和你灌醉来推延时间,好去偷看你们的重要资料。此时,作为秘书的你要创造机会回房间,把你们的资料存向电子邮箱、修改或删除。这么做便免除了资料外流,防止公司的经济损失。

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  (二)如何在出外办公时处理好与领导的人际关系。

  1、在外出办公前做好充分准备。

  组织准备。秘书要了解商务出访的意图、目的;从而能使出访的内容有侧重点。在此秘书要做到的是,根据领导指示拟制出访方案;通知有关单位制定参加出访的随从人员名单,并进行编组和分工;

  组织人员参加预备会,听取领导关于预备工作的指示,学习有关文件,布置具体任务;印发出访方案和日程安排;要与邀请单位取得联系,使其有所准备。制定邀请单位和对象的名单;参加出访的有关人员;出访的大致日程安排;通知希望邀请单位做哪些准备工作等。

  资料和物品准备。在出访前,秘书要收集,当前工作发表及评价的资料;出访工作相关的领导指示来安排行程,出访中心内容相关的理论和典型经验方面的资料;出访地区有关地理、气候、交通情况以及风土人情方面的资料。秘书要携带,办公用具、常用药物、差旅费以及照相机、收录机等文化用品。

  2、在出访过程中处理好日常事务。

  秘书要主动处理日常的事务工作。在出访过程中碰到人事、时间、地点等方面的'矛盾,要主动协调。要把看到、听到的情况要及时、准确地向领导汇报。并将外出领导的活动情况及时用通讯工具告知企业,使企业留守领导者掌握外出领导的状态。

  同时也要从企业内部获取信息,使外出领导及时了解领导的重要指示,以及原企业的工作动向,保证领导信息灵通,以利实施不间断的指挥。还要尽可能保证首长的生活和休息,使之身心健康、精力充沛地投入工作。这就要求秘书为之安排好时间、地点和相关人员。无论哪种活动,秘书都要作好安排和记录,以便事后分析、研究。

  3、在出访返回过程中的秘书工作。

  首先,秘书要保护好领导的人身安全。领导完成出访目的后,有时会提议到名胜地去旅游。例如,登山、滑雪。这个过程是充满危险的。而且,在出访的过程中有许多不安稳的因素,甚至可能有人要绑架、勒索你所跟随的领导。作为秘书,在返回的过程中,必须进行劝解要领导早日返回公司,并保护好领导的人身安全。当然劝说时,不要太直接生硬,要巧妙委婉地劝说。

  其次,在返回的过程中,秘书要做好这次出访的总结,并把所见所闻及时向领导通报。随时向领导反馈,以便领导心中有数,这样不仅提高办事效率,而且给了领导考虑如何进行下一步工作的时间。

  最后,秘书应安排好返程的交通工具,预定好车、船、机票;安排好途中的食宿,确保领导的安全。返回企业后,要把出访中发现的问题整理归纳,提出改进工作的方案和解决问题的建议。在出访时,领导答应办的事,回企业后秘书要及时通知、督促有关部门。必须做到言而有信,件件事有着落,事事有回音。

  秘书与领导关系研究3

  秘书礼仪:企业秘书应该如何做好接待工作

  1、更新观念、传播文化

  在新形势下,企业秘书应及时更新观念,充分认识到接待工作是企业看似被动、实则主动的一种广义的公关行为,是企业联系内外的纽带和桥梁。

  通过接待工作,企业可以展示实力,树立形象,可以积累丰富的关系资源,可以吸引投资、扩大合作,从而推动经济的快速发展。因此,必须反接待工作看作企业经济工作的一个重要组成部分,而不能仅仅停留在迎来送往、安排食宿的低层次上。

  做好接待工作不仅是企业长远发展的需要,也是从更高层次上展示企业形象的需要。秘书人员对于每一项接待工作都要高度重视并树立强烈的机遇意识、责任意识,作为一项政治任务来完成;要树立“每一个人都代表企业形象

  每一个人的一言一行都是企业文化的'折射”的思想意识,保证高质量地完成每一次接待任务。有些客人可能一生只到某企业造访一次,如果这一次的接生工作热情周到、精心细腻,企业良好的精神风貌、浓厚的文化氛围和高水平的服务将会给客人留下终生的印象。

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  2、精心策划,突出特色

  要做好每一项接待工作,首先必须进行方案的策划与制定。只有精心策划、充分准备,接待活动才有可能成为成功的公关活动,否则就可能沦为低层次的迎来送往的应酬活动,甚至可能损害企业的形象。

  每一项接待活动,都要以实现来宾的目的和企业的公关期望为原则,制订出符合来宾身份的完善的接待工作方案和实施细则,详细安排日程、接站、用车、就餐、住宿、参观等各项活动,充分考虑到各方面的细节,并体现一定的创意与创新。

  每个企业都有自己的企业文化,作为展示企业形象的“窗口”,接接工作同样需要有自己的特色和风格。因此,要通过公关接待活动的每一个环节着力体现企业的特色。不论是宏观的整体方案的策划还是微观的接站牌的设计、汇报材料的写作甚至接待车辆的停放,都要努力凸显企业与众不同之处,让来宾从接待工作的点点滴滴中感受到企业的个性,感受到企业文化的特色。

  3、优化流程、规范运作

  接待方案制定以后,就要严格按照方案进行程序化运作,使接待工作中的`各个环节有序衔接、首尾相连,必要时可以制作接待工作清单,对接待工作中的各要素进行全面清点,以确保工作进程的有序性、稳定性和连续性。同时,对接待工作中的每一道程序都要事先进行规范,这样才能确保整个接待工作有序进行。

  比如,在作接待工作总结时,接待记录的填写、总结会的召开、书面总结材料的撰写、资料的归档都必须按规范操作。此外,秘书人员要注意收集和掌握接待工作的相关知识,不断提高自身素养并注意实现资源共享。

  4、关注细节、注重实效

  细节决定成败。接待工作来不得半点马虎,必须处处留心,周密考虑,谨慎行事。在重大的接待工作中,接待工作负责人在对全局进行总体把握的前提下要随时根据接待工作的需要对接待方案予以调整;

  具体接待人员则要主动进行全程模拟思考,从准备会议室到用车,从参观到进餐,对每一个细节都要细致地思索一遍,以便及时弥补可能存在的疏漏。接待工作人员要“眼观六路、耳听八方”,对来宾的一个眼审、一个动作、不经意的一句话,都要留意和体会,以便及时采取应变措施。

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